L'adozione di SEND rappresenta per gli Enti una più efficace modalità di gestione delle notifiche, rendendo il processo certo, semplice e immediato. Questa trasformazione permette all'amministrazione di automatizzare ed efficientare l'invio di comunicazioni a valore legale, favorendo il progressivo passaggio al recapito su canali digitali senza lasciare indietro nessuno.

Il Comune di Reggio Emilia ha colto questa opportunità ed ha riconosciuto da subito il valore di una corretta comunicazione già prima dell’avvio dell’attività, facendosene promotore verso i propri cittadini. Ne abbiamo parlato con Andrea Bertani, dirigente del servizio Sistemi Informativi e Transizione Digitale, che ha curato l'adesione dell'Ente alla piattaforma.

Il Comune di Reggio Emilia, prima di procedere all’attività di notifica con SEND, ha informato i cittadini di questa novità. In che modo la vostra Amministrazione ha gestito la comunicazione dell'arrivo di SEND?

"Abbiamo deciso di utilizzare i diversi asset contenuti nel kit di comunicazione messo a disposizione da PagoPA, personalizzandoli per la nostra realtà. Abbiamo così realizzato, circa tre settimane prima del go live, una campagna di comunicazione capillare: da manifesti stradali, a locandine formato A3 e cartoline A5 distribuite nei punti strategici come l'URP e le biblioteche, passando per l’attività social e una campagna sulla stampa locale. Il messaggio chiave era duplice: da un lato rassicurare i cittadini che le notifiche digitali erano un'innovazione voluta dal Comune; dall'altro, invitarli ad attivare l’app IO per abilitare la ricezione digitale, sottolineando il vantaggio diretto per loro."

Qual è stato il riscontro di questa campagna in termini di adozione digitale?

"Il riscontro è stato molto positivo. Dalle statistiche attuali registriamo che il 30% delle notifiche si completa tramite il canale digitale, quasi totalmente attraverso app IO. Questo significa che un terzo dei cittadini riceve la notifica in tempo reale. Molti cittadini pagano immediatamente, ottenendo un risparmio concreto: il costo della notifica digitale è infatti nettamente inferiore rispetto alla vecchia raccomandata o alla notificazione analogica.. È un vantaggio tangibile per tutti."

Oltre ai benefici per il cittadino, quali vantaggi operativi ha riscontrato il Comune nella gestione del back-office?

"La scelta di aderire è stata dettata soprattutto da motivi organizzativi interni. Attraverso la piattaforma SEND abbiamo risolto l'annoso problema della gestione delle 'mancate notifiche', come per le PEC sature o gli indirizzi non validi, e i ritorni cartacei per destinatari trasferiti o deceduti. Di tutto questo ora si occupa la piattaforma. Noi ci limitiamo all'invio massivo e riceviamo indietro l'esito in formato completamente digitale, senza dover reinserire dati e senza rischi di errore. Questo ha comportato uno sgravio significativo per il lavoro dei nostri uffici che ne ha beneficiato significativamente."

Guardando al futuro, come evolverà l'utilizzo della piattaforma nel vostro Comune?

"Siamo partiti con le sanzioni al CdS, ma l'obiettivo è quello di estendere il campo di azione ad altri servizi.. Già da gennaio contiamo di partire con le notifiche relative agli avvisi di accertamento dei tributi, come la TARI, per poi allargare a tutti gli altri servizi. Il modello sarà quello di creare posizioni debitorie chiare e permettere il pagamento immediato, garantendo che la notifica si perfezioni digitalmente o tramite i canali analogici per chi non possiede ancora un domicilio digitale, esattamente come previsto dal modello SEND."